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10 claves para organizar eventos exitosos en su gimnasio

No existen malos momentos para llevar a cabo un evento en su gimnasio. Las siguientes 10 claves lo ayudarán a organizar el próximo con éxito:

1) Defina su objetivo
¿Qué espera lograr en este evento? “El principal objetivo de las jornadas puertas abiertas debería ser vender membresías ese mismo día”, asegura Mike Chaet, especialista en marketing para gimnasios. “Para alcanzar esa meta el gimnasio debe estar preparado de la mejor manera”, añade.

Entre otras cosas, esto quiere decir, “contar con suficientes formularios de inscripción al gimnasio, lapiceras, hojas de referencia, y así sucesivamente”, explica Jim Thomas, presidente de Fitness Management & Consulting.

2) Fije un presupuesto y ajústese a él
Al planificar este tipo de eventos, surgen muchas grandes ideas: bandas en vivo, animadores, premios especiales, llamativas decoraciones, degustaciones y más. Antes de encarar o comprometerse con alguna de esas acciones, asegúrese de que entren dentro de su presupuesto para no excederse de lo calculado.

Comience entonces por preguntarse cuántos nuevos clientes podrá obtener gracias al evento y así sabrá lo que puede darse el lujo de gastar. Sea creativo para ahorrar. Piense en sus miembros, en las actividades que ellos desarrollan, y en cómo usted puede promover sus negocios y sus profesiones durante la jornada.

3) Determinar el “gancho”
“A menos que se trate de un nuevo gimnasio, es importante brindar a la gente que no es miembro una buena razón para asistir al evento”, remarca Herb Lipsman, CEO de The Health Club Company. Las ideas pueden incluir desde un destacado orador hasta una fiesta para un segmento específico de gente.

Una presentación artística realizada por un grupo de baile de niños de la zona es una interesante opción para atraer a muchos de sus padres, familiares y amigos. Una sesión de autógrafos con una celebridad o con un deportista profesional, así como el sorteo de entradas para una gran competencia deportiva o para un concierto, pueden atraer al evento una buena cantidad de gente también.

4) Haga beneficencia
Considere aliarse con una entidad solidaria de su zona para realizar su evento. Por ejemplo, podría organizar una jornada con la Cruz Roja para incentivar la donación de sangre, o bien donar a un comedor infantil el dinero de las matrículas cobradas a quienes se inscriban al gimnasio durante el evento.

De esta manera, además de mostrar que su gimnasio es un miembro activo y comprometido con las problemáticas de la comunidad, obtendrá una promoción adicional de su jornada a través de los canales de comunicación de las organizaciones asociadas al evento, como sus webs o boletines informativos, etc.

5) Promocionar el evento
Es fácil excederse en los costos de publicidad de una jornada puertas abiertas. Por eso es recomendable centrarse en promocionar el evento entre las personas adecuadas y aprovechar las estrategias de marketing de bajo costo, incluyendo la página web del gimnasio, el boletín electrónico de noticias y la cartelera de anuncios. Envíe además invitaciones personales a antiguos miembros perdidos.

6) Sume a sus miembros
Recompense a sus miembros con un regalo o con la posibilidad de participar de un determinado sorteo, con premios, por traer al evento a amigos, familiares o compañeros de trabajo que tengan su perfil de cliente. Y prémielos aún más (quizá con una pase de un mes gratuito) cuando esos referidos efectivamente se inscriban al gimnasio. Difunda estos premios a través de su cartelería, de su sitio web, de invitaciones postales y de boca en boca.

7) No escatimar en el personal
Asegúrese de que su gimnasio esté bien provisto de personal el día del evento. Facilite a sus vendedores la identificación de los asistentes. “Cada participante debe usar una credencial con su nombre durante el evento”, explica Thomas. “Los miembros actuales y los prospectos deben tener diferentes colores de credenciales. De este modo, el personal de ventas sabrá a quiénes proponer visitas y hacer presentaciones del gimnasio”, agrega.

Es una buena idea realizar una competencia entre su equipo comercial, premiando a quien haya obtenido la mayor cantidad de ventas durante la jornada. “Los vendedores deberían seguir el mismo proceso que se utiliza en el día a día del gimnasio: se hace el tour, se clasifica, se hace la presentación de planes y de precios, y se trata de venderlos”, dice Thomas.

8) Obtener la información de los prospectos
Usted tiene que conseguir la información de contacto de los asistentes al evento para poder seguir en comunicación con ellos si es que no se inscriben a su gimnasio de inmediato. Una manera fácil de hacerlo es a través de un sorteo. Por lo menos, reunir los nombres y direcciones de correo electrónico y obtener permiso explícito en el formulario de inscripción para enviarles información por e-mail ocasionalmente.

Nolen no sugiere pedir los números de teléfono. “Muchos asistentes sospechan que usted va a utilizar su información para futuras llamadas de telemarketing”, explica. Y por lo tanto se pierde la oportunidad de empezar a construir una relación.

9) Seguimiento
“El tiempo y el dinero que invierte en su jornada puertas abiertas se desperdicia si usted no hace nada después para cultivar las semillas que ha plantado”, dice Nolen. La especialista recomienda elaborar un plan que detalle exactamente lo que se va a hacer y cuándo se realizará.

Por ejemplo, el día después del evento enviar un e-mail agradeciendo a cada persona su asistencia. Dos semanas más tarde, se le propone registrarse para recibir gratuitamente los consejos saludables del mes. Cuatro semanas después, se la invita a escuchar la charla de un especialista o a visitar el gimnasio.

Tan pronto como sea posible, coloque en el gimnasio las fotos del evento.

10) Mida el éxito
“Para medir el éxito de su evento, divida el costo total del mismo por el número de nuevos clientes que se producen dentro de los 30-60 días”, explica Nolen. Compare los costos para adquirir cada nuevo cliente por este medio con relación a otras estrategias de marketing. De esta forma, usted sabrá si la acción dio sus frutos.

Luego del evento, programe una reunión con su personal, para obtener sugerencias que ayuden a mejorar las próximas jornadas puertas abiertas.



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