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Establecer políticas de trabajo, describir los procedimientos de las tareas y ponerlos al alcance de todos los colaboradores de su gimnasio, permitirá optimizar el funcionamiento del mismo. Además aumentará la capacidad de respuesta de sus empleados y ante la eventual renuncia de alguien clave de su equipo, el negocio seguirá su marcha sin entrar en caos.

Suele suceder que formamos a los profesionales de nuestro gimnasio para que sean capaces de hacer lo que necesitamos que hagan. Ellos lo logran, y muy bien, hasta que un día nos dicen: “Me voy”. Esta salida puede ocasionar turbulencias y desajustes en el funcionamiento del gimnasio, ya que perder a una persona clave genera, muchas veces, la sensación de que un desastre golpea al negocio.

Ante esta situación, usted no debe descuidar el gimnasio, tampoco puede cerrarlo hasta encontrar a un reemplazante, lo ocurrido tiene que servir para tomar los recaudos necesarios, organizarse y planificar.

¿Qué hacer entonces? No dar nada por seguro
- En cada área y sector del gimnasio se necesita cambiar el concepto de: “Yo se cómo hacer esto” a “Nosotros sabemos cómo hacerlo”. Aunque esto parezca simple, la mayoría de las veces sólo una persona conoce cómo hacer ciertas tareas. Y si ella renuncia, se va de vacaciones o se ausenta por enfermedad, surgen dificultades porque hay tareas que nadie más sabe realizar, y el gimnasio entra en crisis.

Para evitar estas situaciones es necesario que más de un empleado conozca y sea capaz de hacer todas las tareas. Una posibilidad para ello es contar con un manual escrito donde se especifiquen los procedimientos para realizar cada acción.

- A veces sucede que entre sus colaboradores alguien se siente superior al gimnasio.
Error. Nadie está por encima de la empresa, cada empleado tiene sus responsabilidades y sus funciones. Y es fundamental para el éxito futuro que sus colaboradores tomen conciencia que todos tienen la misma relevancia.

Lo ideal es crear equipos de trabajo en vez de departamentos.

- Diseñar metodologías simples de trabajo que sean fáciles de seguir y de controlar. En este sentido, Mc Donalds es un ejemplo exitoso a nivel mundial porque desarrolló sistemas que no dependen de las personas. Y llevado el caso a una empresa de menores dimensiones, como tal vez sea su gimnasio, usted también puede ser capaz de crear sistemas simples para manejar su negocio.

- Al tratar con personas, la industria del fitness posee una gran dinámica y por ello se producen constantes cambios en las organizaciones. Siempre se necesita contar con alguien que esté actualizando procesos y herramientas (que deben ser volcadas al manual). Esto es fundamental para mantener estándares de calidad en los servicios. Y, a su vez, genera alertas sobre la necesidad de no concentrar las responsabilidades y funciones en una sola persona. Es importante que todos sus colaboradores tengan capacidad de respuesta.  
 
- Considere que inevitablemente sus empleados no van permanecer por siempre en el gimnasio. No lo niegue. Acepte esto y planifique al respecto para contar con opciones, y no entrar en caos por ello.  

- Un manual de procedimientos y tareas resulta de gran ayuda para sus colaboradores, cuando en él se contemplan todos los aspectos necesarios para poder realizar eficientemente las tareas, desde la A hasta la Z del negocio. Esto permitirá la estabilidad de las operaciones y del funcionamiento del gimnasio. Si lleva adelante esto, es muy probable que sus colaboradores se involucren con su gimnasio por más tiempo. 

- Nunca se conforme si quiere mantener a su equipo. El reconocimiento por el esfuerzo y esmero de sus colaboradores repercute positivamente en su permanencia. Tenga en cuenta que sus empleados pueden hacer aportes para mejorar la metodología de trabajo y lograr mayor eficiencia. Motívelos en este sentido.
 
- Hay que evaluar siempre. Como dueño o gerente de un gimnasio una de sus funciones es asegurarse que no va a tener que ser rescatado cuando alguien de su equipo se va. La evaluación servirá para cerciorarse de que cuenta con el sistema más eficiente y que lo tiene por escrito.

- Invierta en una política de seguridad para su gimnasio, y sienta la tranquilidad de que si algo sucede se puede resolver de manera rápida y eficiente. 
  
Justin Tamsett es Director de Active Management. Se graduó en Escuela de Fitness Management de IHRSA. Fue Presidente de la Asociación de Centros de Fitness.

Texto publicado en la edición Nro. 25 de la revista Mercado Fitness – Año 2007 – Noviembre / Diciembre



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