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Cuando pensamos en la recepción del gimnasio, dos objetivos vienen inmediatamente a la mente: impacto y funcionalidad. Este sector, situado en el frente del gimnasio, abarca tanto el mostrador como el área de ventas, la caja y la sala de espera.

Según los consultores en fitness, la forma más actual de trabajar operativamente es separar el equipo de recepción del de ventas. El primero es el encargado de controlar la entrada de los clientes y de recibir a los visitantes. El segundo es el responsable de llevar al prospecto a conocer el gimnasio y después informarle las condiciones comerciales, para finalmente concretar su matriculación.

Por ello, necesitamos dejar listo ese espacio físico para que este proceso suceda con agilidad, garantizando una venta eficaz. La recepción debe estar preferentemente de frente a la puerta de entrada, de modo que no hayan dudas sobre dónde debe dirigirse un visitante que busca información.

Como en ese mismo sitio los socios matriculados van a ser controlados, la mejor opción es un mostrador con forma de isla, o sea, en el centro del lugar, con la entrada de clientes por un lado y la salida por el otro. Como ejemplo vea el siguiente gráfico:

 

La negociación, cuando se pasan los precios y se cierra la venta, debe ocurrir en un sector específicamente creado a tal fin, dentro del gimnasio. Lo ideal es que desde esa área se vea un poco de movimiento de clientes, pero que al mismo tiempo el lugar sea calmo y esté fuera del flujo de gente, para que el vendedor tenga toda la atención del visitante para concretar la matrícula.

Siempre es bueno –cuando hay espacio- tener un pequeño lugar de espera, pues cuando un visitante llega, no siempre hay alguien disponible para atenderlo de inmediato. Igualmente, este espacio no debe ser tan atractivo como el que está dentro del gimnasio, ya que es ahí donde queremos que el visitante desee estar.

Principales dimensiones
La altura del mostrador, donde el cliente se apoya para pedir información, debe ser de 1.10mts, mientras que la altura interna, para que el recepcionista trabaje –de pie-, debe ser de 80cm. No es recomendable permitir que esta persona haga su trabajo sentada, porque tenderá a conservar una posición poco receptiva hacia el visitante. Lo mejor es que esté de pie o que use una banqueta, sin rueditas.

Si hubiera una parte de la recepción para que el cliente se siente a completar una ficha o a pagar, la altura del mostrador debería estar entre los 70cm y 72cm, y allí sí debe haber una silla cómoda Otra clave en cuanto a las medidas es evitar construir un mostrador de una profundidad tal que los empleados deban inclinarse para hablar con los clientes. Lo ideal es un máximo de 50cm.

Funcionalidad
¿Qué colocar dentro de la recepción? Esto debe ser cuidadosamente planificado para ser funcional. Primero hay que puntualizar todos los procesos que ocurren en esta área, como por ejemplo: recepción de interesados, llenado de fichas de registro, pagos de mensualidad, etc.

Después hay que hacer una lista con los materiales necesarios para cada proceso. Por ejemplo, cuando un visitante llega, recibe un formulario que debe completar. Esto quiere decir que se necesitará un compartimiento para guardar el formulario del cliente nuevo y uno para lapiceras. Hacer este listado es trabajoso, pero es importante para determinar el número correcto de cajones y estantes.

Además hay que dejar un espacio para productos que serán entregados como gentileza, para credenciales aún no retiradas, para formularios, y un lugar –pequeño- para algún ítem personal de la recepcionista, como un lápiz labial y un espejo, para que su apariencia sea siempre buena.

También deben colocarse en el listado los equipamientos que serán utilizados, como computadora, teléfono, lectora de tarjetas de crédito, máquina fotográfica para las credenciales, etc. Es decir que todo lo que ocupa espacio tiene que estar previsto y ubicado al diseñar la recepción.

Apariencia y estilo
La recepción es la carta de presentación del gimnasio. Tiene que ser impactante: el mostrador, los materiales y los colores deben tener la imagen que el emprendimiento quiere transmitir. El logotipo y el nombre del gimnasio no pueden ser olvidados.

Cada público objetivo se identifica con un tipo de decoración. Para conocer a su público, visite las tiendas donde éste acostumbra a comprar, los shoppings y los restaurantes a los que le gusta ir. Repare en los tipos de materiales, colores y formas de estos lugares. Eso ayudará a crear la ambientación del gimnasio, pero recuerde adecuar ese concepto a la actividad física: el lugar debe ser relajado y alegre. ¡Ahora, manos a la obra!

Patricia Totaro es arquitecta especialista en el desarrollo de gimnasios y clubes. patricia@patriciatotaro.com.br

Texto publicado en la edición Nro. 16 de la revista Mercado Fitness – Año 2006 – Mayo / Junio



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