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Propietarios de gimnasios en Estados Unidos analizan cómo protegerse frente a la mala utilización de las redes sociales por parte de sus empleados.

Los propietarios de gimnasios se preguntan si está dentro de sus derechos como empleadores hacerle firmar a su staff un código de conducta para el uso de las redes sociales. Y, en caso de ser posible, cuáles son los puntos a incluir en dicho acuerdo. Esto ocurre porque están preocupados, principalmente, por aquellas declaraciones que realizan sus colaboradores y pueden resultar nocivas para la empresa.

Josh Gerber, director de Marketing de Brick Bodies Fitness Services Inc., opina que los empleadores tienen derecho a establecer un código de conducta para el uso de redes sociales. “Nuestros colaboradores tienen la opción de unirse a la red social de la empresa, pero una vez que lo hacen deben salvar la distancia entre sus interacciones personales y las que hacen como empleados del gimnasio”, sostiene Gerber.

Los empleados deben ser conscientes de que cuando publican sus posts en redes sociales “están haciendo declaraciones que son una representación de la empresa, nos guste o no”, afirma Gerber. En Brick Bodies tienen un código de conducta dentro del manual para empleados, que cada uno debe revisar junto al director de Recursos Humanos, “para asegurarnos de que tengan conocimiento del mismo”, explica.

Gerber sugiere algunos puntos importantes a incluir en este código:
- No utilizar las redes para cuestiones personales durante las horas de trabajo.
- No publicar ningún post con connotaciones negativas para la empresa o los empleados.
- No postear nada ilegal.
- Tener información sobre cómo manejar las peticiones de amistad de los miembros. Si el empleado eligió no participar en la comunidad de la empresa, debe dirigirlos a las páginas de social media del gimnasio.

- Las conversaciones que se tienen con clientes actuales o potenciales deben abordarse con el mismo nivel de profesionalismo con que lo hacen cuando hablan con alguien en forma personal en el gimnasio. Además, al postear algo, “los empleados siempre deben preguntarse si esa información ayuda o lastima a la marca”, indica Gerber.

Incluso cuando su empresa no está activa en las redes sociales, probablemente sus empleados sí lo están. Por eso es fundamental establecer directrices claras sobre las expectativas y las políticas de la organización en las redes sociales. Muchas empresas simplemente han ampliado sus políticas de comunicación existentes, acuerdos de confidencialidad y códigos de conducta para incluir específicamente estas redes.

Christine Thalwitz, directora de Comunicaciones de ACAC Fitness & Wellness Centers, sugiere lo siguiente al momento de crear una política más abarcadora:

- Defina en términos generales social media para incluir el uso multimedia compartido, blogs, sitios de redes sociales, wikis y otras actividades aplicables al universo online.

- Reitere las políticas de su empresa en relación con la no divulgación de información confidencial y exclusiva.

- Incluya un código de conducta online que se ocupe de las normas de la empresa en cuanto a honestidad, integridad y profesionalismo.

- Prohíba a los miembros del equipo hablar en nombre de la organización, presentarse como agentes de la misma, con logotipos o marcas comerciales, si no han sido autorizados para ello.

- Recuerde a los empleados que la información compartida online, de manera pública o privada, puede fácilmente circular y que el anonimato es poco probable. Explique los posibles problemas que pueden surgir si se hace referencia a la empresa al participar en redes sociales fuera del lugar de trabajo.

- Haga hincapié en que cualquier computadora que se utilice en el lugar de trabajo está sujeta al monitoreo por parte de la empresa, y que los miembros del staff no deben tener ninguna expectativa de privacidad en estas condiciones.

- Exponga las consecuencias por violar la política de la organización respecto de las redes sociales, incluyendo (pero no limitado a) la finalización de la relación laboral y la potencial responsabilidad civil.

- Obtenga el acuerdo firmado y la aceptación de los términos de la política, de todos los miembros del equipo.

- Ofrezca oportunidades de capacitación adicional sobre el uso adecuado de las redes sociales.

Para una adopción exitosa de la política de redes sociales, es preciso centrarse más en lo que pueden hacer los empleados que en lo que no deberían hacer. Asimismo, cuando se elabora la política, solicite aportes a los miembros del equipo que participan de manera activa de las redes sociales. “Ellos son un recurso increíble: aproveche sus conocimientos y consiga su ayuda en la promoción de su negocio online”, dice Thalwitz.

Para Keith Callahan, ejecutivo de Manchester Athletic Club, la empresa no debería adoptar ninguna posición sobre la decisión de los empleados de mantener o participar de blogs, wikis, páginas de redes sociales, sitios web o en otras actividades online. Sin embargo, debe entenderse claramente que las opiniones expresadas en el blog son de los empleados y no representan necesariamente las de la empresa.

El staff debe respetar la confidencialidad y exclusividad de la información del gimnasio, siguiendo todas las reglas en lo que concierne a dichos datos y ser respetuosos con la organización, los empleados, los clientes, los socios y los competidores. Los miembros del equipo de trabajo están sujetos a la política de disciplina de la empresa sobre cualquier post, publicación o declaración pública que hacen.

El código de conducta podría contener algunos temas generales, tales como: excelencia, integridad, trabajo en equipo, innovación, estilos de vida saludables, ética empresarial, honestidad, etc. Asimismo, también puede describir comportamientos claramente inaceptables, incluyendo: falta de honradez, distanciamiento social inadecuado, uso de drogas y alcohol, robo e insubordinación, entre otros.

Para más información sobre IHRSA, puede visitar www.ihrsa.org

Texto publicado en la edición Nro. 48 de la revista Mercado Fitness – Año 2011 – Septiembre / Octubre



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